O acompanhamento eficiente das atividades de transporte traz inúmeros ganhos e benefícios para a empresa, além de ser uma alternativa economicamente interessante disponível no mercado.

O dia a dia para quem trabalha com veículos é bastante complexo. Planejar a operação dos veículos, acompanhar a execução desse planejamento, atender a clientes, controlar custos e lidar com multas e acidentes estão entre os maiores desafios.

É aí que entra o rastreador veicular. Esse serviço serve justamente para ajudar os gestores a solucionarem esses problemas de forma bem prática, dando muito mais visibilidade da operação e melhorando todo o processo de logística da empresa.

Quais são as principais vantagens de se utilizar um rastreador veicular? 

  • Redução de custos: com auxílio dos sistemas de localização, é possível saber se um motorista está cumprindo sua jornada da forma correta, se houve algum desvio de rota ou se o veículo está gastando mais combustível do que deveria. Além disso, com a melhor alocação dos recursos, é possível que as viagens feitas pela empresa se tornem mais rápidas, baratas e eficientes. 
  • Controle de condução de motoristas: informações como quem é o motorista que está dirigindo, qual é a rota percorrida e qual é a velocidade média de deslocamento são disponibilizadas pelo software de rastreamento. Ou seja, o rastreamento veicular facilita o controle da rotina e eficiência dos profissionais que lidam diretamente com esse processo.
  • Aumento da produtividade: tantas vantagens acabam resultando, inevitavelmente, no aumento da produtividade, pois a partir das informações disponibilizadas pelo software a empresa pode modificar o trajeto sempre que necessário e redirecionar carros próximos dos clientes com agilidade e eficiência.
  • Melhoria na gestão: o rastreamento da frota garante uma gestão mais eficaz do capital da empresa, maior controle e organização do negócio, pois o software disponibiliza relatórios com informações sobre toda a operação. 

A gestão de frotas é um mecanismo indispensável para o sucesso de uma empresa. É a partir dela que são feitos o controle detalhado das despesas, o gerenciamento do estoque de peças e os ajustes nas performances dos veículos.

Por falta de planejamento estratégico, algumas empresas acabam cometendo erros na gestão de frotas, ocasionando perdas e impactos no retorno sobre os investimentos da empresa. Para ter maior sucesso na redução de custos e no aumento da produtividade, portanto, é importante ter ações para minimizar e evitar esses equívocos.

Para evitar problemas em sua empresa, conheça os erros mais comum na gestão de frotas!

1. Não realizar manutenção preventiva dos veículos

A manutenção preventiva dos veículos é essencial em uma gestão de frotas. Deixar de fazer manutenção poderá resultar em custos maiores e os veículos ficarão parados por mais tempo, comprometendo a eficiência da frota. Uma dica importante é criar um checklist para que o profissional responsável verifique o funcionamento de itens básicos como alinhamento dos pneus, sistema de freio e nível de óleo do motor.

2. Não gerenciar as rotas de maneira efetiva

É necessário conhecer as estradas e definir por onde os veículos vão transitar. Estradas com muitas curvas, de terra, com muitos buracos no percurso, podem desgastar os veículos mais rapidamente, principalmente quando se trata da parte mecânica. O ideal é planejar com cuidado o trajeto, evitando vias em condições ruins e estabelecendo os melhores pontos de parada. Com um sistema que auxilie a gestão da frota você conseguirá ter um maior controle dos seus veículos, definindo o trajeto mais eficiente para ser percorrido.

3. Não ter um histórico dos veículos

Manter um histórico dos veículos de sua frota auxilia tanto no controle de manutenção, quanto no caso de uma substituição de gestores, pois assim o novo gestor saberá como proceder de maneira mais assertiva.Ter conhecimento sobre o histórico de cada veículo é fundamental. Saber por onde cada automóvel anda, quais os consertos que ele teve, a quilometragem rodada, dentre outros.

4. Não contar com profissionais qualificados na gestão

Para uma gestão adequada é importante contar com bons fornecedores e mão de obra qualificada. Ao buscar mecânicos e oficinas, por exemplo, procure serviços especializados e trabalhe com fornecedores de alto nível. A falta de bons fornecedores, mão de obra qualificada e tecnologia de ponta pode trazer vários problemas ao gestor de frota e, principalmente, gerar custos inesperados à empresa.

5. Não investir em um sistema de monitoramento veicular

Quando o gestor não investe em programas de monitoramento veicular, ele não está avaliando o principal risco da atividade de transportes. Por isso, a solução é investir em sistemas de monitoramento veicular. Esse é o termo utilizado para descrever as tecnologias de: biometria; rastreamento; travas remotas; alarme e botão de pânico. Com isso, é possível proteger o veículo e a carga em caso de emergência, bem como obter a sua localização durante todo o percurso.

A empresa é a principal responsável pelo trabalhador, e cabe a ela saber como controlar a jornada de trabalho dos motoristas. O controle da jornada de motoristas é uma das principais responsabilidades do gestor de frotas. Para gerenciar da melhor forma possível essa questão, e estar em dia com a legislação trabalhista, é preciso adotar estratégias e ferramentas para monitorar o tempo de deslocamento, assim como os períodos de descanso do profissional.

É nesse controle que se concentram todos os custos e receitas da operação logística, como a quantidade de combustível usado e receita gerada em uma viagem. Dessa forma, o controle da jornada de motorista garante a eficiência da operação e também o bem-estar do condutor, assegurando seu direito ao descanso, para que ele possa estar em plena condição para exercer suas atividades.

Lei dos motoristas

De acordo com a Lei 13.103, conhecida como a Lei dos Motoristas, o empregador é obrigado a registrar e controlar a jornada de trabalho cumprida pelo empregado.  Além disso, é de extrema importância para que o empregador esteja agindo dentro da Lei 13.103/15  que regulamenta  as condições de transporte. 

Essa iniciativa é de fundamental importância para preservar os direitos e obrigações nas relações de trabalho. É melhor estar informado e seguir as normativas, do que ter de amargar prejuízos com multas e indenizações posteriormente.

Como controlar a jornada de trabalho dos motoristas?

  1. Verifique, através do planejamento de rota, se existem paradas de descanso com condições adequadas para seus colaboradores;
  2. Forneça prazos condizentes com as normas;
  3. Forneça capacitação, prevista, inclusive, por lei, a respeito dos direitos, deveres e funções designadas ao motorista. Se necessário aplique cursos, treinamentos e aulas rotineiramente sobre o assunto;
  4. Deixe claro as penalidades que a empresa e os condutores poderão sofrer caso não respeitem as determinações;
  5. Invista em tecnologias e softwares de otimização.

Muitos empreendedores e gestores têm a frequente dúvida sobre manter uma frota própria ou contratar uma frota terceirizada. Vários aspectos devem ser levados em conta na hora dessa decisão: questão financeira, logística, produtividade, e custo benefício. 

Essa, no entanto, pode não ser uma decisão tão simples. Tanto a terceirização quanto a formação de frota própria possuem lados positivos e negativos. É importante sempre avaliar de acordo as necessidades de cada empresa.

Frota própria

Para manter uma frota própria é preciso estar ciente que toda a operação deve ser gerida pela empresa, incluindo os custos e manutenções. O planejamento da frota é feito alinhado aos objetivos do negócio, resultando em ações baseadas na política da empresa.

Entre as principais vantagens estão o maior controle da equipe de processos e funcionários, facilidade em montar escalas, mais autonomia nas entregas e credibilidade no serviço. No caso das entregas, por exemplo, é um diferencial ter uma equipe que tenha sido previamente treinada e garanta a segurança da mercadoria, o que não acontece em uma frota terceirizada.

Já as desvantagens são os gastos fixos para a manutenção da frota, como combustível, documentação, renovação de licenças, pagamento de pedágios e seguros. Essa variação de custos pode comprometer em algum momento o planejamento financeiro.

Frota terceirizada

Entre as principais vantagens estão uma menor exigência de infraestrutura; tarifa fixa mensal; redução da estrutura administrativa; e redução de custos como salário de funcionários, manutenção do veículo e documentação. Além disso, todas as preocupações burocráticas e de gerenciamento técnico dos veículos são de responsabilidade da empresa que terceiriza a frota.

As desvantagens são a ausência de autonomia nas entregas, menor controle sobre a equipe e constante negociação com os profissionais terceirizados. A empresa com uma frota terceirizada tem menor influência na logística e precisa saber encontrar os parceiros comarcas certos e que compartilhem das decisões e preocupações do negócio. 

Qual a melhor opção?

Como vimos, as duas políticas de transporte possuem pontos positivos e negativos. Os gestores de cada empresa devem analisar o perfil que mais se adequam, baseados no público alvo, orçamento e planejamento do negócio a longo prazo.

Muitas empresas também optam por uma frota parte própria, parte terceirizada justamente por necessitarem reduzir custos e precisarem controlar melhor a logística dos veículos e funcionários. Qualquer que seja sua escolha, é importante gerenciar a frota de forma eficiente, mantendo o controle de todas as operações.